Az üzleti találkozó az üzleti kommunikáció egyik formája, amelynek célja kollektív megbeszélés, a vállalkozás (szervezet) problémáinak és kérdéseinek megértése és megfelelő döntés elfogadása.
Az üzleti megbeszélések típusai a fő cél vagy feladatok elkülönítéséhez szükségesek: a tervezés, a motiváció, a tevékenységek belső tevékenysége, a munkavállalói tevékenység nyomon követése és mások.
Az üzleti találkozó megtartása és előkészítése egy bizonyos technológiával rendelkezik, amelyhez igazodva könnyedén elsajátíthatja az üzleti kommunikáció e formáját.
1. lépés: Az ülés és a napirend céljainak meghatározása.
Az üzleti találkozó nem csak találkozóalkalmazottak. Célja egy cél-eredménynek, vagyis egy konkrét döntés elfogadásának. Ezért ezt az eredményt előre meg kell fogalmazni. Minél pontosabb a döntés megfogalmazása, annál hatékonyabb lesz a találkozó, és az eredményt el fogják érni. A cél meghatározásakor a szervezőnek válaszolnia kell a kérdésre: Meg tudja-e oldani ezt a problémát egy adott alkalmazott a jelenlegi működési sorrendben? Lehetséges-e a találkozó helyettesítése egy másik megoldással?
A napirend előre elkészül. A találkozó résztvevőinek meg kell ismerniük a közelgő megbeszélést, a szükséges anyagokkal, annak érdekében, hogy megfontolhassák a megoldást. Továbbá minden napirendi pontnak saját cél-eredményével kell rendelkeznie. A napirendi pontok mellett az ülés résztvevői tájékoztatást kapnak az egyes témák megvitatására rendelkezésre álló időről.
2. lépés: A résztvevők idejének és számának meghatározása.
Hagyományosan üzleti találkozók (kivéve avészhelyzet) a délután egy adott napján tartják. A résztvevők körének azonosítása oly módon, hogy kezelje a minimális létszámot. A legjobb megoldás 6-7 fő. A kérdések és problémák konstruktív megoldása csak az érdekeltek jelenlététől függ. Jobb, ha az értekezletet az e témában leginkább megfelelő alkalmazottakra bízza.
3. lépés: A helyszín megszervezése.
A szervezőknek előre kell látniukesetleg az ülés résztvevőinek összeegyeztethetőségét. Ez lehetővé teszi, hogy gondoskodjon a székek elhelyezéséről és az emberek elhelyezéséről a kommunikáció hatékonyságának növelése érdekében. Az információ jobban és gyorsabban érzékelhető, ha jól látja a hangszóró arcát, szemét és mozdulatait.
4. lépés: Az ülés lebonyolítása: időtartam és ütemezés.
Az üzleti találkozónak néhány összetevője van,amelyek közvetlenül befolyásolják a döntéshozatal hatékonyságát. Az időtartam nem haladhatja meg a 40-45 percet. Pszichológiailag a kollektív elme nem képes produktív módon dolgozni ezen idő fölött. Ha folytatni kell a megbeszélést, ajánlott legalább 30 percen át szünetet tartani, ami növeli az egészségi állapotot és a figyelmet.
Az üzleti találkozónak szabályoknak kell lennieelőadások. Az előírások betartásának ellenőrzése az elnök feladata. Mindazonáltal a találkozó valamennyi résztvevőjének szabályozása tiszteletben tartja a személyzet kompetenciáját.
5. lépés: Az ülés jegyzőkönyve.
Hivatalos dokumentum rögzítéseaz ülés legfontosabb szakaszait, neveket és előadókat, javaslatokat és döntéseket, az üzleti találkozó lényeges elemét. A protokoll alapján az igazgatónak joga van a meghozott döntések végrehajtására.
6. lépés: Az ülés előkészítésének és lebonyolításának elemzése.
Az üzleti találkozó sikeresnek tekinthető, ha lehetségespozitívan válaszoljon a kérdésekre: Milyen helyes a résztvevők köre a találkozón? A résztvevők elhelyezkedése hozzájárult a kommunikáció hatékonyságához? Mennyire érdekeltek a vita résztvevői? Mi spontán döntési stratégiákként működött? Milyen ellentmondásokat mutattak ki személyes és kollektív célok között? Mi volt a konfliktus oka (ha történtek)? A találkozás ideje hatékony volt?
</ p>
